De 25 de ani, Marina SUA se străduiește să își integreze toate comenzile într-un singur sistem contabil modern cunoscut sub numele de ERP (Enterprise Resource Planning – Planificarea Resurselor Integrate). În această vară, ultimele comenzi majore și-au început tranziția către ERP, a declarat recent pentru o conferință contabilul-șef al serviciului, Russell Rumbaugh. Când tranziția va fi completă, în 2026, acest sistem va permite nu doar prima auditare curată din istorie, ci și o explozie în aplicațiile de analiză a datelor mari.

„Trecerea la aceste sisteme financiare moderne ne va face auditabili și va debloca puterea datelor”, a spus Rumbaugh pentru Breaking Defense. „În loc să avem date răspândite în multiple sisteme incompatibile, ERP va gestiona „fiecare tranzacție” și „cu cât inputul este mai bun, cu atât outputul va fi mai bun. … Având date clare îmbunătățește fiecare analiză de date pe care o facem.”

A fost un drum lung și greu pentru a ajunge la acest punct de plecare. „Am început ERP, care este marele nostru sistem de gestionare financiară, acum 25 de ani”, a declarat Rumbaugh la Summitul pentru Ofițerii din Potomac. „Abia acum începem migrarea ultimelor noastre comenzi mari [Flota Pacific, Comandamentul Flotei și Comandamentul Forțelor de Rezervă]. Acestea vor fi complet integrate în sistemul nostru modern în 2026.” „Toată lumea este entuziasmată de potențialul analizei datelor”, a spus Rumbaugh într-un interviu ulterior, subliniind că echipa sa utilizează deja analize cu mare efect acolo unde poate, în limitele sistemelor existente ale Marinei, dar „la sfârșitul zilei, trebuie să avem date clare în sisteme moderne” — și asta înseamnă ERP.

ERP este pe bună dreptate captivant pentru bugetari veterani precum Rumbaugh, care și-a petrecut cariera lucrând pe cheltuieli de apărare în Congres, Pentagon și în mediul academic, și care descrie auditul ca fiind una dintre „adevăratele mele iubiri”. Dar ar trebui să deschidă uși și pentru oamenii de știință ai datelor, furnizorii de software și oricine este interesat de managementul mai eficient, a spus el, deoarece ERP va oferi un set unic, consistent și actualizat de date despre tot ceea ce plătește Marina.

În prezent, Rumbaugh a spus la conferință, o mulțime de furnizori vin către el oferind tablouri de bord elaborate de vizualizare a datelor și alte instrumente de management de vârf, dar „în tot acest timp mă gândeam că datele noastre nu sunt în niciun fel de formă pentru a fi afișate”.

Responsabil, nu auditabil

Un aspect crucial care merită subliniat în toate discuțiile despre auditurile Departamentului Apărării este că Marina sau alte organizații din cadrul Departamentului Apărării nu pierd date vitale — cu atât mai puțin că somehow s-au pierdut întregi depozite pline cu miliarde de dolari în arme și piese de schimb, așa cum este adesea sugerat de poveștile despre problema auditului.

Datele sunt toate acolo, undeva. Doar că sunt îngropate în sisteme disparate, gestionate de diferite organizații pentru scopuri diferite, astfel încât a obține răspunsul la o întrebare particulară implică o căutare consumatoare de timp prin diverse registre. În esență, DoD este ceea ce contabilii numesc un „client cu cutia de pantofi”, cineva care nu aruncă niciodată chitanțele, dar nu le organizează niciodată corect, astfel încât să ajungă în perioada de pregătire a impozitelor cu o cutie de carton plină de bilete de hârtie mototolite.

„DoD este foarte responsabil, doar că nu este auditabil,” a declarat Rumbaugh la conferință. „Știm unde sunt lucrurile care ‘explodează’, știm unde se cheltuie banii, dar pentru a răspunde acestor întrebări, trebuie să întrebăm o mulțime de sisteme separate.” Spre deosebire de contabilitatea comercială, sistemele de date ale DoD sunt orientate spre a răspunde întrebărilor din partea Congresului, nu din partea investitorilor sau auditorilor. Echipele de contabilitate ale lui Rumbaugh au acces excelent la datele despre cât de mult a alocat Congresul diverse funcții ale Marinei și cât de mulți dintre acești bani au fost, de fapt, contractați („obligați”), dar trebuie să ceară birouri separate pentru a interoga sisteme separate pentru a vedea dacă acele fonduri obligate au fost, de fapt, plătite, când și cum. Ceea ce s-a întâmplat cu bunurile sau serviciile achiziționate cu acele fonduri — cine le-a folosit, unde sunt stocate, ce a fost consumat și ce a rămas — este adesea urmărit în alte sisteme de către alte organizații.

Oameni de știință ai datelor pricepuți și birocrați experți pot conecta aceste sisteme și pot obține rezultate excelente pe baza fiecărui caz, a spus Rumbaugh. „Îmi iubesc echipele de analiză a datelor. Cred că fac o treabă grozavă,” a declarat el pentru Breaking Defense. Folosind sistemul Jupiter al Marinei, parte a Advana, el a spus că au reușit să „recupereze aproximativ o jumătate de miliard de dolari în fonduri necheltuite” care ar putea fi folosite pentru scopuri mai urgente.

Dar aceste eforturi actuale de gestionare a datelor sunt „ad-hoc”, a continuat el. Asta înseamnă că fiecare dată necesită „o cantitate mare de muncă manuală,” a spus el, în loc să poată automatiza sarcinile obișnuite, astfel încât utilizatorii să poată obține răspunsurile actualizate cu o simplă apăsare de buton. Această lipsă de repetabilitate și tendința de a „dezmorți” auditorii externi, a spus el, care se așteaptă ca fiecare tranzacție să fie efectuată în același mod, conform unor standarde stricte și riguroase.

Mutarea tuturor comenzilor Marinei la ERP va rezolva în sfârșit problema repetabilității având toate datele financiare într-un singur sistem, într-un singur format, care urmărește banii pe întreaga durată de viață, de la alocarea congresuală la obligația contractuală, la plata către contractant.

În esență, ERP va pune datele „într-o cămașă de forță,” a spus Rumbaugh pentru Breaking Defense, prin impunerea tipurilor de repetabilitate și rigurositate necesare, atât pentru audit, cât și pentru algoritmi de analiză. „Ne pune într-un sistem financiar modern în care pur și simplu nu poți mai păcăli,” a spus el.

Tranziția nu va fi ușoară, a recunoscut el la conferință, făcând apel la reprezentanții contractorilor din sală pentru ajutor.

Auditul este o „funcție de forțare,” a spus Rumbaugh la evenimentul Potomac Officers Club. „Va fi puțin dificil în timp ce încercăm să legăm aceste sisteme împreună. Vom avea nevoie de ajutor software. Vom avea nevoie de ajutor hardware. Vom avea nevoie de sfaturi.”

„Vreau să fiți entuziasmați în legătură cu această situație,” a spus el.