Înființarea unei firme vine cu multe decizii: alegerea sediului, recrutarea angajaților, achiziția echipamentelor și organizarea activității. În această perioadă, obligațiile privind securitatea și sănătatea în muncă și prevenirea incendiilor sunt adesea lăsate pentru mai târziu. Problemele apar atunci când începe efectiv activitatea, este angajat primul salariat sau are loc un control.
Pentru o firmă aflată la început, colaborarea cu un furnizor de Servicii SSM Timișoara poate simplifica pregătirea documentației, evaluarea riscurilor și organizarea instruirilor. Toate aceste măsuri trebuie stabilite în funcție de activitatea desfășurată, numărul angajaților și caracteristicile spațiului, deoarece nu există un dosar universal care să poată fi folosit fără adaptări pentru orice companie.
Din ce moment apar obligațiile SSM?
Obligațiile referitoare la securitatea și sănătatea în muncă trebuie analizate înainte ca salariații să își înceapă efectiv activitatea. Potrivit Legii nr. 319/2006, angajatorul trebuie să ia măsurile necesare pentru protejarea sănătății și securității lucrătorilor, prevenirea riscurilor profesionale, informarea și instruirea acestora.
Cu alte cuvinte, angajarea primei persoane nu presupune doar semnarea contractului de muncă. Firma trebuie să stabilească riscurile postului, măsurile de prevenire, modul de instruire și responsabilitățile interne.
Dacă societatea nu are încă angajați, situația SSM va fi diferită. Totuși, este recomandat ca organizarea să fie pregătită înainte de prima angajare, nu după ce persoana a început deja lucrul.
Cum se organizează activitatea de prevenire și protecție?
O firmă nouă trebuie să stabilească modul în care va organiza activitățile SSM. În funcție de dimensiunea societății, pregătirea angajatorului și riscurile existente, acestea pot fi asumate în condițiile prevăzute de lege, repartizate unor lucrători desemnați, organizate printr-un serviciu intern sau contractate de la un serviciu extern de prevenire și protecție.
Alegerea nu trebuie făcută automat. Normele metodologice aprobate prin HG nr. 1425/2006 stabilesc condițiile în care poate fi organizată activitatea de prevenire și protecție.
Pentru multe firme mici, colaborarea cu un serviciu extern este o soluție practică. Antreprenorul primește ajutor la pregătirea documentelor, evaluarea riscurilor și instruirea personalului, fără să fie nevoit să interpreteze singur toate cerințele.
Contractarea unui specialist extern nu transferă însă întreaga responsabilitate. Angajatorul trebuie să se asigure că măsurile stabilite sunt aplicate în activitatea zilnică.
Evaluarea riscurilor profesionale
Evaluarea riscurilor reprezintă unul dintre documentele de bază ale organizării SSM. Aceasta trebuie realizată pentru posturile și activitățile existente în companie.
Riscurile diferă în funcție de domeniu. Într-un birou pot fi analizate lucrul îndelungat la calculator, poziția de lucru, instalațiile electrice, deplasarea prin spațiu și situațiile de urgență. Într-un atelier, depozit, restaurant sau șantier apar riscuri suplimentare legate de utilaje, temperaturi, substanțe, manipularea greutăților ori activitatea desfășurată la înălțime.
Evaluarea trebuie să reflecte condițiile reale. Folosirea unui model generic, în care doar denumirea firmei este înlocuită, poate lăsa neidentificate pericole importante.
Planul de prevenire și protecție
După identificarea riscurilor trebuie stabilite măsurile prin care acestea vor fi eliminate sau reduse. Aceste măsuri sunt reunite în planul de prevenire și protecție.
Planul poate include acțiuni precum:
- organizarea corectă a spațiului de lucru;
- montarea semnalizărilor necesare;
- utilizarea echipamentelor individuale de protecție;
- verificarea periodică a echipamentelor;
- stabilirea unor proceduri de lucru;
- instruirea angajaților;
- îmbunătățirea condițiilor de muncă;
- stabilirea responsabililor și a termenelor de aplicare.
Un astfel de document este util doar dacă măsurile prevăzute sunt puse în practică. Simpla sa existență în dosar nu elimină riscurile din companie.
Instrucțiuni proprii pentru activitățile desfășurate
Firma trebuie să pregătească instrucțiuni adaptate posturilor, echipamentelor și condițiilor de lucru. Acestea le explică angajaților cum trebuie să lucreze în siguranță și ce comportamente trebuie evitate.
Instrucțiunile pot fi necesare pentru lucrul la calculator, utilizarea sculelor sau utilajelor, manipularea materialelor, lucrul la înălțime, activitatea de curățenie, deplasările pe teren ori folosirea anumitor substanțe.
Documentele trebuie scrise clar și prezentate angajaților în timpul instruirilor. Un text foarte tehnic, pe care nimeni nu îl înțelege sau aplică, nu își îndeplinește scopul.
Instruirea angajaților înainte de începerea activității
Salariații trebuie să primească informațiile necesare pentru a-și desfășura activitatea în siguranță. Instruirea nu înseamnă doar completarea și semnarea unei fișe.
În funcție de situație, procesul poate cuprinde instruirea introductiv-generală, instruirea la locul de muncă și instruirea periodică. Tematica, durata și frecvența trebuie stabilite în funcție de activitate și de riscurile identificate.
Pentru o firmă nouă, trebuie clarificat:
- cine efectuează fiecare etapă a instruirii;
- ce materiale sunt prezentate;
- cât durează instruirea;
- cum se verifică însușirea informațiilor;
- cine completează și păstrează fișele;
- când se efectuează instruirile periodice;
- cum se procedează la schimbarea postului sau folosirea unui echipament nou.
Fișele trebuie completate corect și păstrate astfel încât să poată fi prezentate atunci când sunt solicitate.
Medicina muncii trebuie organizată separat
Serviciile SSM nu înlocuiesc medicina muncii. Înainte ca un angajat să fie declarat apt pentru activitatea pe care urmează să o desfășoare, firma trebuie să colaboreze cu un furnizor de servicii medicale de medicina muncii.
Examinările necesare se stabilesc în funcție de post și de riscurile profesionale. Angajatorul trebuie să păstreze documentele care confirmă aptitudinea persoanei pentru munca respectivă și să urmărească efectuarea controalelor periodice.
Este recomandat ca evaluarea riscurilor, fișa postului și serviciile de medicina muncii să fie corelate. În acest fel, examinarea medicală ține cont de activitatea reală a salariatului.
Ce trebuie verificat pe partea de PSI?
Obligațiile privind apărarea împotriva incendiilor trebuie analizate chiar dacă firma are puțini angajați sau funcționează într-un spațiu închiriat. Conform Legii nr. 307/2006, persoanele fizice și juridice răspund de stabilirea și aplicarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor, în condițiile legii.
Organizarea PSI poate presupune:
- stabilirea responsabilităților interne;
- întocmirea instrucțiunilor de apărare împotriva incendiilor;
- instruirea personalului;
- menținerea liberă a căilor de evacuare;
- amplasarea semnalizărilor necesare;
- dotarea cu mijloace de primă intervenție;
- verificarea instalațiilor și echipamentelor;
- pregătirea planurilor de evacuare, unde este cazul;
- păstrarea și actualizarea documentelor specifice.
Măsurile necesare diferă în funcție de destinația spațiului, suprafață, numărul persoanelor și activitățile desfășurate.
Firma funcționează într-un spațiu închiriat?
Faptul că sediul sau punctul de lucru este închiriat nu înseamnă că toate responsabilitățile îi aparțin proprietarului. Contractul de închiriere trebuie verificat pentru a vedea ce obligații sunt asumate de fiecare parte, dar chiriașul rămâne responsabil pentru modul în care își organizează activitatea și pentru comportamentul propriilor angajați.
Înainte de începerea activității este bine să fie verificate:
- destinația autorizată a spațiului;
- starea instalațiilor electrice;
- căile și ieșirile de evacuare;
- mijloacele de stingere disponibile;
- documentele oferite de proprietar;
- modificările sau amenajările făcute în spațiu;
- numărul maxim de persoane care îl pot utiliza;
- responsabilitățile prevăzute în contract.
Dacă spațiul este împărțit cu alte firme, trebuie stabilit clar cine administrează zonele comune și cum se organizează evacuarea.
Este necesară autorizația de securitate la incendiu?
Nu orice firmă și nu orice spațiu necesită automat autorizație de securitate la incendiu. Obligația depinde de categoria construcției sau amenajării, destinație, suprafață, capacitate și lucrările realizate.
Categoriile supuse avizării și autorizării sunt stabilite prin HG nr. 571/2016, cu modificările aplicabile. Pentru o firmă nouă, situația trebuie verificată înainte de închirierea, cumpărarea sau amenajarea spațiului.
Este important să nu se confunde documentația internă PSI cu autorizația de securitate la incendiu. Existența instructajelor, stingătoarelor și planurilor nu înlocuiește autorizația atunci când aceasta este obligatorie. În același timp, existența unei autorizații pentru clădire nu elimină obligația firmei de a organiza prevenirea incendiilor în propria activitate.
Echipamentele și spațiul trebuie verificate înainte de utilizare
O firmă nouă cumpără adesea mobilier, calculatoare, utilaje, prelungitoare și alte echipamente într-un timp foarte scurt. Înainte de utilizare trebuie verificat dacă acestea sunt potrivite activității și dacă pot fi folosite fără să genereze riscuri suplimentare.
Trebuie urmărite în special:
- starea instalației electrice;
- utilizarea corectă a prelungitoarelor;
- poziționarea echipamentelor;
- accesul neîngrădit către ieșiri;
- stabilitatea rafturilor și mobilierului;
- instrucțiunile de utilizare ale utilajelor;
- existența protecțiilor necesare;
- depozitarea materialelor și substanțelor;
- marcarea zonelor care prezintă pericole.
Problemele observate înainte de deschidere sunt, de regulă, mai simplu și mai ieftin de rezolvat decât după începerea activității.
Checklist pentru o firmă aflată la început
Înainte de venirea primilor angajați, administratorul ar trebui să verifice dacă:
- a fost stabilit modul de organizare a activităților SSM;
- există evaluarea riscurilor pentru toate posturile;
- a fost întocmit planul de prevenire și protecție;
- există instrucțiuni proprii adaptate activității;
- sunt organizate instruirile SSM și PSI;
- fișele de instruire sunt pregătite și completate corect;
- a fost încheiat contractul pentru medicina muncii;
- angajații au documentele privind aptitudinea medicală;
- sunt stabilite responsabilitățile în caz de incendiu;
- căile de evacuare sunt libere și semnalizate;
- mijloacele de intervenție sunt disponibile și verificate;
- necesitatea avizului sau autorizației de securitate la incendiu a fost clarificată;
- documentele spațiului închiriat au fost analizate;
- toate echipamentele pot fi utilizate în siguranță.
Obligațiile trebuie verificate înainte de deschiderea firmei
Cea mai bună perioadă pentru organizarea SSM și PSI este înainte ca activitatea să înceapă efectiv. Atunci pot fi corectate mai ușor problemele legate de spațiu, echipamente și proceduri.
Pentru o firmă nouă din Timișoara, o evaluare făcută de un specialist poate clarifica documentele necesare și pașii care trebuie urmați. Cerințele diferă de la o activitate la alta, motiv pentru care soluțiile standard găsite online nu sunt întotdeauna suficiente.
O organizare corectă de la început înseamnă angajați mai bine protejați, documente actualizate și mai puține probleme atunci când firma este verificată.